職場でBBQを企画してみんなを喜ばせるノウハウをまとめた
ほとんど業者にお任せしているだけなのに「企画してくれてありがとう」と感謝される。そう、みんなBBQがしたい。BBQはしたいけど、「やろう！と自分が言うのはな…準備が大変そう」という人が多い。あるいは、職場の2年目〜3年目あたりの若手は「BBQを企画してくれ」と上から言われてどうしたらよいか困っているかもしれない。
案ずるなかれ。
これまで会社や友人とのBBQで幹事をすることが多いのでこれまで培ってきたBBQ準備のノウハウをまとめておく。都内のBBQができる公園は機材レンタル業者が充実しているため、幹事がやらなければいけないことといえば「各種予約」と「出欠確認」くらいなもの。面倒なことはすべて業者にお任せしてBBQを楽しもう。
■前提条件
・参加者20名で一人5000円集金 合計10万円で実施を想定
・機材（オプションのタープ含む）＋最低限の食事で7〜8万円
・飲み物＋追加食材で2万円〜3万円
・ビールサーバのセッティングは自分自身で行うことができる*1
■注意
・ここで登場する各業者は私個人とは一切関係がありません。
・業者が提供する価格やサービスの変更に関して責任を持つものではありません。
・ビールサーバのセッティングの方法は書いてありません。
■当日までのおおまかな流れ
＜2ヶ月前＞
・コアメンバの予定をおさえて日程を確定する
・当日サポート要員2名に声をかけておく
・BBQ業者の予約をとる（自分が2ヶ月後に忘れないように内容を記録を残す）
・カクヤスでビールサーバの予約をとる（自分が2ヶ月後に忘れないように内容を記録を残す）
・出欠確認
＜1ヶ月前＞
・リマインドメール
・出欠確認
＜一週間前＞
・週間天気を確認し決行/中止の方針を決定する
・リマインドメール
・出欠確認
＜キャンセル可能な最終日*2＞
・天気予報を確認し決行/中止の最終判断をする
・リマインドメール
・当日サポート要員2名に「集金」「ビールサーバ受け取り」を依頼
＜当日＞
あらかじめ当日の名簿を紙に出力してジップロック的なジップ付きの袋に鉛筆と一緒に入れておく。「スマートフォンでGoogle Spreadsheetを見れば良い」ではない。BBQという屋外の会場においては紙と鉛筆が最強なのである。
11:00サポート要員集合
12:00開始
14:00締め・片付け開始
14:30カクヤス返却・撤収
■各フェーズの具体的な説明
さて、では具体的に各フェーズでの作業を説明する。
＜2ヶ月前＞
まずは予約。BBQをしたくなってからでは遅い。そう、BBQに適した暑くもなく寒くもなくという時期が近づいてきた頃にはBBQ会場はもちろん、ビールサーバの調達もすでに予約済みでおさえることができないのである。BBQは先手必勝なので、ここですでに勝敗が分かれているといっても過言ではない。
まず、以下に当てはまる人の予定をおさえてから日程を確定する。
・自分自身が来てほしいと思っている人
・この人がいないと会が成立しない
・この人が出席すると他の参加者が増えそう
・当日の「集金」「荷物受け取り」のサポート要員2名
2ヶ月前であればOKであることが多い。2ヶ月前ですでにNGであるとすれば「結婚式に出席するので」あるいは「旅行の予定が決まっていて」くらいなもの。日程が決まったらBBQ会場とビールサーバを予約する。ここで重要なのは、BBQ会場とビールサーバを予約したことを記録として残しておくこと。2ヶ月先のことなので「あれ、どんな予約をしたっけ」ということにならないように自分のために記録を残しておく。これは実は非常に重要で、当日間近になってから、「そういえば予約大丈夫だっけ」「日付間違ってないよな」と不安になることもある。自分を落ち着けるためにも記録は必須。
［BBQ会場予約］
いまどきのBBQ業者は場所取りまでやってくれるので、予約1つでほぼすべての準備をお任せできる。BBQ TOKYO*3や、デジキュー*4でBBQ会場を予約する。サービスとしては、以下が含まれている。
・機材レンタル
・場所取り
・機材設営
・食材準備
・ゴミ収集
・機材撤収
つまり、基本的に運営に関してはすべて業者まかせでOKと考えて良い。ここで幹事が価値を発揮するのは食材と飲み物の量のサイジングである。過剰準備は予算にはねる上、余った食材や飲み物の持ち帰りなどの問題が起こるが、食材や飲み物が不足すると参加者に物足りなさを感じさせてしまう。
サイジングの仕方はは参加者の人数や年齢や性別などのパラメータによって異なってくるが、困ったら業者のセットを人数分頼んでおけば良い。基本的にはこれで参加者が満足する最低限の量の食事が確保できる。
機材＋最低限の食事代20名分でおおよそ7万円程度。残りの2〜3万円で飲み物や不足に備えた食事を用意できれば一人5000円で余裕をもって対応できる。オプションでタープが選べるので、全員が入れる分だけのタープを注文しておくこと。タープは快晴時は日よけに、雨天時は雨よけとして利用できるので必須アイテムとして考えておいたほうが良い。快晴で気持ち良いとはいえ、日よけのないBBQは過酷であることは覚えておいてほしい。
ここで注意すべきは、キャンセル期限である。特に食材を含む予約の無償キャンセル期限は2,3日前や一週間前までであることが多いので各業者の約束事をしっかり確認しておくこと。業者さえもサービスを提供できないレベルの悪天候であれば、すんなり無償キャンセルにできるかもしれないが、大雨のなかBBQをせざるをえないという状況ではとても楽しむことはできない上、欠席者が増えることが予想され、予定していた人数が集まらずに赤字になる可能性も出てくる。いつまで無償キャンセルが可能なのかをおさえておくこと。
［ビールサーバ］
天気の良い日に外でビールを飲めば、もうそれだけでBBQは楽しい。みんな大好きビールサーバ。ビールサーバのレバーを操作して、ビールを注ぐというこの動作が心を躍らせる。
カクヤスではビールサーバのレンタルをしており、BBQ会場まで配達をしてくれるので、BBQでビールサーバを利用するには重宝する。カクヤスの公式サイトのFAQにはこうある。
Q.ビールサーバーの貸し出しはありますか。
A.パーティーなどの催し物の際に、一時的な貸し出しは承っております。お電話にてご確認ください。店舗によっては貸し出しが出来ない場合がございますので、詳しくはお問合せセンターでご確認ください。
ビールサーバについてはWebサイトからの注文ができないので電話することになる。電話番号はカクヤスのサイトの電話注文を参照*5。おそらく、各店舗のビールサーバレンタルの在庫の管理はシステム上実装されていないので、電話での対応に限られているのだと想像している。
電話注文の流れは以下の通り。
- 電話注文窓口に電話する
- ビールサーバをレンタルしたい旨を伝える
- 配達先の住所を伝える
- 配達先に最も近い店舗から折り返し電話をすると伝えられ、電話を切る
- カクヤスの店舗から電話を待つ
- 店舗から電話がきたら担当者にビールサーバレンタルの旨を伝える
- 配達してほしい日、場所、銘柄と量を伝える。ここでサーバに必要な氷も注文しておくと良い。量は参加者の特性にもよるが晴天であれば2時間で20Lあれば十分。
- 配達場所によっては、決まった受け渡し場所があるので店舗担当者から受け取り場所について聞く
- 多くの店舗はデポジット制になっているため、支払いの額と返却時の返金額について確認しておく
- 最後に「他にも追加でWebサイトで注文したいのでビールサーバと一緒に配達してほしい」と告げておく
ビールが飲めないひとのためにお茶やチューハイをカクヤスのWebサイトから注文する。カクヤスはおつまみも揃っているので、食材が不足したときのためにここで用意をしておくと良い。同日・同時刻・同配達場所・同名前・同電話番号でWebサイトから注文すると店舗側でビールサーバの配達と紐付けてくれるので、ビールサーバと同時に他注文を受け取ることができる。
さて、ここまで準備ができたら幹事としての仕事はほとんど終わったと言っても良い。あとは参加者を募るために出欠を確認する。時間・場所・予算を伝えて参加者を募る。
＜1ヶ月前＞
2ヶ月後のBBQのことを当日まで覚えている人間はいないので、1ヶ月前に一度リマインドメールを送る。このとき、誰が出席になっているのかを明示しておく。
＜一週間前＞
週間予報を見て中止か決行の方針を決める。中止せざるを得ないほどの雨が予想される場合は、決行の場合も中止の場合も必ず＊月＊日＊＊時に連絡する と宣言しておく。決行できると予想される場合は、ここで出席者の増減に合わせて食事の量の注文を変更し、ここで注文を確定させる。
＜キャンセル可能な最終日＞
天気予報の精度も高い2,3日前に中止か決行の判断を連絡する。大雨で中止の場合は上記予約をすべてキャンセルする。
＜前日＞
リマインドメールの他、当日サポート要員に「会計係」と「ビールサーバ受け取り係」を依頼する。
＜当日＞
11:00
全体の集合時間より1時間ほど早く到着し、各種アイテムの受け取りを行う。時間になると業者から電話が来るので、会場に案内してもらう。
会計係には、名簿と鉛筆を入れたジップ付きの袋を渡し集金をお願いする。ビールサーバ受け取り係にはカクヤスからの受け取りを依頼する。
カクヤスはビールサーバのセッティングまではやってくれない。セッティングに自信がなければ、セッティングの仕方について配達の人に聞いてみても良いが、基本的にセッティングについてはカクヤスのサービス提供の範囲外なので断られる可能性が高い。ビールサーバに不慣れな人はカクヤスではなくカクヤス以外の近隣の酒屋にセッティングまで明示的にお願いするのが良い。値段は大きくは変わらないとは思うが、店舗によってサービスレベルが異なるので対応してもらえるかはお店次第。
11:30
火を起こす。業者によっては炭もセッティングされていて、着火剤に火をつけるだけ。というところも多い。人が集まりはじめたら、集金は前払いとして会計係に払うよう参加者を誘導する。
12:00
時間通りに全員がそろってスタートということはまずないので、集金ができた人から飲み始めるのが良い。
12:30
人がそろってきて、会計係もビールサーバ受け取り係も仕事を終えるので、次のミッションとして「焼き」を任命する。「焼き」担当のミッションは、今日用意された食材を時間内に焼ききって提供すること。今日の食材は何があるのかすべてを伝える。目についたものから焼いていくのではなく、時間を意識してすべてを焼ききることを明示的に伝える。よくあるの失敗は、もう食材が何もないと思っていたらクーラーボックスの奥底にあった。焼いてくれれば食べたのに。という形で食材を残してしまうという残念なケース。これを防ぐために、「今日ここにあるのがすべての食材である」ということを明示した上で、「時間内にすべて焼ききること」を目標としてもらうように伝えておく。箸が進んでいないから焼く手を止めるなどという配慮は無用。サイジング済みなのでとにかくすべてを焼ききって食べてもらえるように準備する。残しても持ち帰りが大変になるだけなのだ。
13:30
一次片付けを開始する。ゴミをまとめ始めることで終わりの雰囲気を漂わせる。といっても、基本は業者にお任せなのでゴミを業者指示通りに分別する程度で良い。炭の片付けやイス・タープの片付けは不要。
14:00
区切りをつけて撤収したいので、参加者の中の一番えらい人に締めの言葉をもらって解散とする。ここで片付けを申し出る人がいるが、我々が片付けるので不要であることを告げてお帰りいただく。我々が片付けるので大丈夫と言いながら、すべて業者まかせでOK。業者が撤収する様子を見届けているだけで良い。
14:30
事前に業者に伝えていた回収時間までにゴミをまとめる。ビールサーバはカクヤスが回収にくるので、元の状態に戻してカクヤスに返却する。返却時にデポジットの返金がある場合は忘れずに受け取る。
長くなったが、最後にもう一度言っておく。幹事がやるべきは「各種予約」と「出欠の確認」だ。これだけやればあとはBBQ業者がすべて用意してくれる。さあ、今すぐ職場でBBQやりませんか？と聞いて見るところからはじめよう。
*1:今時はYoutubeなどにも扱い方動画が投稿されているので確認できる
*2:業者によってキャンセルによって費用が発生する期限が異なるため事前に確認しておくこと
